Datenschutzerklärung – für Vereinsmitglieder

„Datenschutz in der SSP“ – für Mitglieder/Delegierten-Daten

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich auf Basis der Datenschutzgesetze. Welche Daten von uneren Mitgliedern und weiteren Personen wir verarbeiten, erklären wir in diesem Dokument.

Eine Verbreitung dieser Datenschutzerläuterung für Mitglieder  ist außerhalb der SSP NICHT vorgesehen.

A. Name der/des Veranwortlichen

Vorsitzende*r der Stadtschulpflegschaft Bonn, s. Impressum

Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten – kein DSB erforderlich, Fragen an den/die Vorsitzende*n

B. Allgemeines zur (Mitglieder-)Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogender Daten

Die Stadtschulpflegschaft verarbeitet die Daten ihrer „Mitglieder“ und anderer Stellen (z.B. Schulpflegschaftsvorsitzenden) nur, soweit dies für die „satzungsgemäße Nutzung“ erforderlich ist. Dabei halten wir die „Datensparsamkeit“ und die „Löschung von Daten“ ein.

2. Art der verarbeiteten Daten

  1. Delegierte:
    1. Zughörigkeit zur Schule, Schulgruppe, gewählt am (Datum), Rolle als „Delegierte“ (1. Delegierte*r, 2.Delegierte*r, Zusätzliche*r Delegierte*r)
    2. Pflichtfelder: Anrede, Vorname, Name, Telefonnr.(n), E-Mail-Adresse
    3. Optional: Anschrift
    4. zusätzliche Informationen über „besondere Ämter“, z.B. im (Schulgruppen-)Vorstand, Mitgliedschaft in Arbeitsgruppen (auch außerhalb der SSP, aber mit SSP-Bezug – z.B. städtische Arbeitsgruppen)
    5. evtl. später noch Themen/Interessensgebiete (z.B. zur Verteilung spezieller Nachrichten, u.a.. über themenspezifische Newsletter) – aber das ist derzeit noch nicht eingerichtet
  2. Schulpflegschaftsvorsitzende*r
    1. Zugehörigkeit zur Schule, Schulgruppe
    2. Pflichtfelder: Vorname, Name, Telefonnr.(n) und E-Mail-Adresse
  3. Daten von Ansprechpartnern in der Arbeit (außerhalb der SSP)
    1. Von der Stadt, der Bezirksregierung, den Schulen, Organisationen, die mit Schulthemen verbunden sind, etc. werden ebenfalls im Einzelfall und zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke Daten verarbeitet. Die Rechtsgrundlagen sind identisch.
  4. Weitere Daten zu Schulen (Schulnr., Name, Webseiten, E-Mail der Schule) etc. sind nicht personenbezogen

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Art der Nutzung ergibt sich aus den gesetzlichen und satzungsgemäßen Tätigkeiten. Die Verarbeitung ergibt sich aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die personenbezogenen Daten und die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (in der Regel nach Art. 6 DSGVO aus Abs. 1, lit. b) + c) und e) (in einigen Fällen auch nach lit. f) ) folgt automatisch. Für die grundlegende Verarbeitung der Daten zur „Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke“ ist insofern keine gesonderte Einwilligung erforderlich. Diese erteilen Sie „formell“ mit der Zustimmung, als Delegierte*r für die SSP gewählt zu sein („Antrag auf Mitgliedschaft in der SSP“).

4. Zweck der Verarbeitung

„Satzungsgemäße Zwecke“ und „Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben (Elternmitwirkung nach Schulgesetz NRW)“

Ziele des Vereins sind nach Satzung

  • die Vertretung der Eltern und Erziehungsberechtigten der Schüler und Schülerinnen an den Schulen im Stadtgebiet Bonn.
  • Die Aufgaben der Stadtschulpflegschaft ergeben sich aus dem verfassungsrechtlich garantierten Recht der Eltern und Erziehungsberechtigten, an der Gestaltung des Schulwesens mitzuwirken und die Interessen der Schüler und Schülerinnen an Schulen in der Stadt Bonn zu vertreten. (korrekterweise gelten hier die Definitionen aus dem Schulgesetz: also nicht nur „in der Stadt“, sondern „bei den Schulträgern und der Bezirksregierung“. Dort steht auch, was alles zur Mitwirkung gehört -> „Grundsätze der Mitwirkung“, §62 SchulG NRW).
  • Wichtig für die SSP: Sie [die Aufgaben] umfassen Angelegenheiten, die über die Zuständigkeit der einzelnen Schulpflegschaft hinausgehen (d.h. wenn „nur einen Schule“, nicht aber verschiedene Schulen betroffen sind, liegt die Tätigkeit in der Aufgabe der einzelnen Schulpflegschaft).

Um diese Aufgaben erfüllen zu können, ist eine intensive Information, Beratung und Kommunikation untereinander und mit internen und externen Arbeitsgruppen, Vertreter*innen anderer Interessensgruppen, die auf die Themen der Schulwesens einwirken, Vertreterinnen der (Stadt-)Politik (Schulausschuss, Fraktionen des Stadtrates), etc. erforderlich. Falls es für unsere Arbeit hilfreich ist, gehört auch die Öffentlichkeitsarbeit (über Print- und Rundfunk-Medien) zu unseren Aufgaben („den Eltern eine Stimme in der Öffentlichkeit zu geben und darüber mitzuwirken“). Das geschieht mit Hilfe von (digitalen) Medien, aber auch durch persönliche Treffen und Besprechungen.

Die Mitwirkung in – regional zusammengefassten – Elternmitwirkungsgremien (z.B. in der Landeselternkonferenz/LEK) ist im Schulgesetz ebenfalls – genau wie unsere Arbeit – in §72 Abs. 4 verankert und gehört somit auch zu den gesetzlichen und satzungsgemäßen Aufgaben der Stadtschulpflegschaft. So sind z.B. in der Landeselternschaft die Stadt- und Kreisschulpflegschaften organisiert.

5. Weitergabe und Veröffentlichung

Eine Weitergabe eines Teils Ihrer Daten findet zunächst nur im erforderlichen Rahmen innerhalb der SSP statt (Schulgruppenvorstände und Gesamtvorstand, Arbeitsgruppen, etc.). Nur bei offiziellen Funktionsträgern (Gesamtvorstand und Schulgruppenvorstände) oder wenn jemand sich als Vertreter der Stadtschulpflegschaft oder einer Schulgruppe z.B. in einem Arbeitskreis der Stadt engagiert, müssen wir u.U. eine „offizielle (An-)Meldung“ schicken – das geht aber immer nur und nach freiwilliger Meldung für diese Aufgabe – dann aber auch ohne extra Datenschutz-Einwilligung, denn genau diese Dinge (Mitwirkung gerade auch außerhalb des Vereins, z.B. bei Bezirksregierung oder Schulträgern) gehören zu den „satzungsgemäßen Aufgaben“ unseres Vereins. In der Regel werden Sie über die Weitergabe Ihrer Daten informiert.

Eine Veröffentlichung z.B. auf der Webseite wird nur in seltenen Fällen durchgeführt – z.B. wenn Sie ein (Führungs-)Amt übernommen haben, bei dem man aus Gründen der Kontaktaufnahme offiziell bekannt sein sollte. Hier wird außer dem Namen, Vornamen, Amt/Aufgabe und evtl. Schulzugehörigkeit nur eine Mailadresse veröffentlicht, die in der Regel ein interne Mailadresse der Stadtschulpflegschaft ist (…@ssp-bonn.de).

6. Aufsichtsbehörde

Für eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde gelten folgende Informationen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Helga Block
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 02 11/384 24-0
Telefax: 02 11/384 24-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Homepage: https://www.ldi.nrw.de/

7. Rechte der Betroffenen

Als Betroffenem stehen Ihnen folgende Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind

  • Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigungen, Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
  • Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

8. Besonderheiten in der „Daten-Löschung“, „Austritt aus der SSP“

Kurzgefasst gilt:

Ihre Daten werden zur Erfüllung satzungsgemäßer Aufgaben gespeichert, solange gesetzliche Anforderungen zu erfüllen sind (Haftung, Steuern, Versicherungen, etc.), solange Ämter in der und für die SSP übernommen werden und solange die Mitgliedschaft in der SSP besteht.

Daten werden gelöscht, sobald die gesetzlichen Grundlagen es nicht mehr erfordern. Der Austritt aus der SSP wir spätestens durch Neuwahl einer Nachfolge wirksam. Die Daten werden sobald wie möglich danach gelöscht (in der Regel innerhalb von 6 Wochen).

Ausführlicher:

Wenn man nicht mehr Delegierte*r bei der Stadtschulpflegschaft sein möchte, kann man das nur auf dem Weg (er-)klären , mit dem man auch in die Stadtschulpflegschaft gekommen ist: Über die Meldung der Schulpflegschaftsvorsitzenden, die dann ersatzweise eine*n andere*n Delegierte*n als Mitglied der SSP benennen können. Um den Verwaltungsweg zu vereinfachen, bitten wir Sie, ihren Austritt unbedingt über Ihre Schulpflegschaft, gleichzeitig aber auch über die SSP zu erklären (wahlen@ssp-bonn.de). Wenn diese Änderungsmeldung als Delegierte(r) dann erfolgt ist, alle SSP-Ämter – auch in den Arbeitskreisen – beendet wurde und es keine gesetzlichen Gründe für die Speicherung (z.B. für Versicherungsleistungen), besteht auch kein Grund mehr für die Datenverarbeitung bei uns und die Daten werden in angemessenem Zeitrahmen gelöscht (z.B. innerhalb von 6 Wochen; auch wir arbeiten nur ehrenamtlich und so schnell wie möglich, aber nicht immer von „heute auf morgen“). Manchmal funktioniert die Datenübermittlung von Seiten der Schulpflegschaften an uns nicht – daher die Bitte, Ihren Austritt uns ebenfalls zu melden. Wir können dann auch bei Ihrer Schulpflegschaft aktiv nachfragen.

Im Rahmen der Neuwahlen von Delegierten (alle 2 Jahre) erfolgt der „Austritt“ aus der SSP automatisch, wenn Sie nicht von Ihrer Schulpflegschaft wieder neu als Delegierte*r gemeldet werden.

9. Änderung der Datenschutzbestimmungen für Mitglieder

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie immer den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Aktivitäten, die zusätzliche Daten benötigen.